Wat is een exploitatiebegroting en hoe maak je er een?

Wat is een exploitatiebegroting?

Een exploitatiebegroting geeft een beeld van de verwachte inkomsten en kosten van een bedrijf. Deze begroting wordt meestal voor 1 tot 3 jaar opgesteld. Met een exploitatiebegroting krijg je inzicht in bepaalde aspecten binnen je bedrijf, zoals de kosten van goederen, loonkosten en huurkosten. Hierdoor kan je tussentijds evalueren en indien nodig je strategie bijstellen om de opgestelde doelen te behalen. Ook kan je hiermee sneller mogelijke problemen identificeren en zo nodig op tijd anticiperen. Een goed opgestelde exploitatiebegroting is belangrijk om beslissingen te onderbouwen en te zorgen voor een financieel gezond bedrijf.

Waarom is dit van belang?

Een exploitatiebegroting is om verschillende redenen belangrijk:

• Planning: door het voorspellen van uitgaven en inkomsten kan je als bedrijf realistische doelen opstellen en strategieën ontwikkelen om deze doelen te halen.
• Besluitvorming: door een exploitatiebegroting krijg je een beeld van de financiële situatie. Hierdoor ben je beter in staat om beslissingen te nemen over investeringen, personeel, prijsstellingen en andere aspecten.
• Budgettering: doordat je overal een inschatting van maakt, kun je ook eenvoudiger budgetteringen maken voor bijvoorbeeld het marketingteam.
• Monitoring en controle: als je geen prognose hebt dan is het ook lastig bijsturen. Je kan met een exploitatiebegroting beter sturen op je prestatie. Wijkt het significant af, dan stel je je strategie bij om het doel te behalen.
• Externe communicatie: een exploitatiebegroting kan je ook gebruiken om investeerders en kredietverstrekkers te informeren over de vooruitzichten. Zij willen graag weten hoe het bedrijf ervoor staat en waar het naartoe gaat.

Hoe maak je een exploitatiebegroting?

Je hebt inmiddels antwoord op de vraag ‘wat is een exploitatiebegroting’. Nu laten we je zien hoe je er een maakt aan de hand van een aantal stappen.

1. Inschatten van de omzet

Maak een inschatting van de omzet voor de komende jaren. Hiervoor moet je eerst je verkoopprijs bepalen van de producten en diensten die je gaat leveren en een inschatting maken van de verwachte afzet (aantallen). De verwachte afzet kun je baseren op trends in de markt, marktonderzoek of op basis van het verleden. Dat laatste is natuurlijk moeilijk voor jou als startup, probeer daarom een zo goed mogelijke inschatting te maken. Deze uitkomsten vermenigvuldig je met elkaar en de uitkomst is de verwachte omzet.

2. Bepaal de inkoopkosten

Ga na wat de kosten zijn om de omzet te genereren. Je hebt bijvoorbeeld producten nodig, machines om ze te maken, maar ook productiemedewerkers. Al deze kosten tel je bij elkaar op en je hebt je inkoopkosten. Kosten zijn in het algemeen onder te verdelen in vaste kosten (die zijn niet direct afhankelijk van je afzet zoals huur van gebouwen, loonkosten, verzekeringen, etc) en variabele kosten (denk aan inkoop van materialen, deelfabrikaten en onderdelen). Je zult zien dat de variabele kosten rechtevenredig stijgen met toenemende afzet, de vaste kosten nemen vaak pas toe als je boven een bepaald niveau van afzet komt, bv. omdat je dan een grotere bedrijfsruimte nodig hebt of meer medewerkers.

3. Afschrijvingen

Als je investeringen doet (bv in machines of computers) dan neem je daarvan niet de totale kosten op in een exploitatiebegroting maar een percentage daarvan. Dit wordt de jaarlijkse afschrijving genoemd. Door deze jaarlijkse afschrijving ben je in staat na een aantal jaar deze kapitaalgoederen te vervangen. De toegestane afschrijvingstermijnen verschillen per type kapitaalgoed, voor computers is dit bijvoorbeeld 5 jaar waardoor je 20% van de investering per jaar opneemt in de exploitatiebegroting. De totale investering komt terug in je investeringsbegroting.

4. Bedrijfsresultaat vaststellen

Als je de kosten compleet hebt dan trek je deze af van de verwachte omzet. Dit resulteert in het bedrijfsresultaat. Hiermee krijg je een beeld van de winstgevendheid van de kernactiviteiten van het bedrijf, voor alle operationele kosten.

5. Belastingen verrekenen

Over het bedrijfsresultaat bereken je de belastingen. Dit doe je op basis van de belastingtarieven en eventuele aftrekposten of vrijstellingen die gelden voor het bedrijf. Het gaat hier om inkomstenbelastingen en andere belastingen. De actuele belastingtarieven vind je op de website van de Belastingdienst (link naar deze website en meteen de juiste pagina).

6. Nettowinst berekenen

Als je de hoogte van de belastingen hebt berekend, trek je deze vervolgens af van het bedrijfsresultaat. Dit noemen we de nettowinst. Dit bedrag is wat het bedrijf overhoudt na alle kosten en belastingen. Het is de winst die overblijft voor de eigenaren of investeerders van het bedrijf.

Wat staat er zoal in?

Een exploitatiebegroting bestaat uit onder andere:

• Netto omzet: de totale verwachte opbrengsten zonder de btw.
• Inkoopkosten: alle kosten van het inkopen van de grondstoffen, materialen, vrachtkosten en invoerrechten.
• Personeelskosten: alle kosten die je kwijt bent aan het personeel. Dan gaat het om salarissen, maar ook sociale premies, pensioenbijdragen en wellicht bonussen.
• Huur/hypotheek: start je een bedrijf, dan moet je je ook ergens vestigen. Hier betaal je vaak huur of hypotheeklasten voor.
• Marketingkosten: de kosten om je bedrijf en product of dienst te promoten. Denk aan reclame, promotie, PR, de website.
• Algemene kosten: je hebt altijd wel te maken met algemene kosten zoals verzekeringen, licenties, lidmaatschappen, software.
• Reiskosten: dit zijn kosten voor vervoer, maar ook accommodatie en maaltijden.
• Afschrijvingen: de afschrijving op de waarde van je machines, voertuigen, apparatuur.
• Rentelasten: heb je vreemd vermogen geleend, dan betaal je hier rente over.
• Inkomstenbelasting: als ondernemer moet je belasting betalen over de winst.

Maak het op in Excell, Spreadsheet of een boekhoudprogramma

Wil je aan de slag gaan met een exploitatiebegroting, dan is het aan te raden om dit in excel, spreadsheet of een boekhoudprogramma te doen. In deze programma’s kan je namelijk werken met formules, waardoor berekeningen automatisch doorberekend worden bij een wijziging. Daarnaast kan je ook makkelijk grafieken maken, wat visueel een goed beeld geeft.

Met of zonder btw opstellen?

Bij het opstellen van een exploitatiebegroting worden alle bedragen exclusief btw weergegeven. Dit in tegenstelling tot de liquiditeitsbegroting, waar alle bedragen inclusief btw worden vermeld. In een liquiditeitsbegroting worden de btw-bedragen apart vermeld in een aparte kolom. Bij het maken van een exploitatiebegroting is het dus cruciaal dat alle bedragen exclusief btw worden vermeld.

5 Handige tips

1. Wees realistisch: baseer je schattingen ergens op, doe onderzoek. Wees niet te optimistisch, maar ook niet te kritisch. Je doet er verstandig aan om verschillende scenario’s mee te nemen, gebruikelijk is een basisscenario, een optimistisch scenario en een pessimistisch scenario
2. Houd rekening met seizoensinvloeden: heeft jouw bedrijf te maken met seizoensschommelingen? Let hier dan goed op bij je omzetprognose.
3. Houd rekening met onvoorziene kosten: je kan altijd voor onverwachte kosten komen te staan. Neem hiervoor een speciale post op, zodat je hierop kan anticiperen.
4. Let op personeelskosten: Die kunnen ongeveer 30% hoger kunnen liggen dan het brutoloon, vanwege werkgeverslasten zoals pensioen- en verzekeringspremies.
5. Raadpleeg een expert: kom je er niet uit of twijfel je over bepaalde zaken? Vraag dan advies aan bijvoorbeeld een boekhouder, financieel adviseur of business developer. Zij kunnen helpen om de realistische schattingen te maken.

Verschil met een liquiditeitsbegroting

Een exploitatiebegroting is gericht op verwachte inkomsten en uitgaven. Hiermee kan je de winstgevendheid van een bedrijf analyseren. Een liquiditeitsbegroting is juist gericht op de verwachte kasstromen, waardoor je inzicht krijgt of je met de liquide middelen aan je verplichtingen kan voldoen. Deze twee begrotingen zijn allebei onderdeel van een financieel plan. Net als een investeringsbegroting, waarbij je een begroting maakt voor alle investeringen in apparatuur en onroerend goed. Maar ook een financieringsbegroting, waarbij je inzicht krijgt in waar het kapitaal vandaan komt; bijvoorbeeld uit leningen, eigen vermogen of subsidies.